מערכת לניהול ציי רכב שמרכזת הכול במקום אחד: תיק רכב ותיק נהג דיגיטליים, טיפולים לפי מד אוץ, טסטים, ביטוחים ורישוי עם התראות מראש, קבצי דלק וכביש 6, תאונות, דוחות תנועה והסבות, חתימת נהג מהסמארטפון ודוחות עלות כוללת לרכב. לקציני רכב, קציני בטיחות בתעבורה ומנהלי צי בארגונים, ברשויות, בקיבוצים ובחברות הובלה והסעה.
טסט שפג, ביטוח שלא חודש, טיפול 30,000 שנדחה, דוח תנועה שהגיע לחברה ואף אחד לא יודע מי נהג, ורכב שעולה לארגון פי שניים ממה שחשבו. כשניהול הצי נעשה באקסל ובתיקיות, קצין הרכב מגלה את הבעיות אחרי שהן קרו. תוכנה לניהול צי רכב מרכזת רכבים, נהגים, מסמכים, טיפולים, תקלות והוצאות במערכת אחת, מתריעה מראש על כל מה שעומד לפוג, ומראה כמה כל רכב באמת עולה.
היכולות מחוברות לאותו תהליך, עם הרשאות, תיעוד ואוטומציות לפי הצורך.
כל רכב בתיק אחד: רישוי, דגם, בעלות או ליסינג, שיוך למחלקה ולחברה, נהג נוכחי והיסטוריה, מד אוץ, רישיון, ביטוחים, טסט, טכוגרף, טיפולים, תאונות, ציוד ומסמכים סרוקים.
תיק נהג עם רישיון, דרגות, תוקף, אישור רפואי, הדרכות ורענונים, היסטוריית רכבים ותאונות, שיוך רכב לנהג שמאפשר לדעת מי נהג מתי, וחתימה דיגיטלית מהסמארטפון על טפסים.
תוכנית טיפולים לפי יצרן ודגם, מופעלת לפי מד האוץ בפועל או לפי זמן, עם התראה מראש, הזמנת עבודה למוסך, תיעוד ביצוע ועלות והיסטוריה מלאה בתיק הרכב.
רישיון רכב, טסט, ביטוח חובה ומקיף, טכוגרף, בדיקות בלמים וחורף, היתרים ורישיון הנהג, עם התראות 30, 14 ו-7 ימים מראש במסך, במייל וב-SMS, ולוח בקרה של מה פג ומה טופל.
קליטה אוטומטית של קבצי דלק ודלקנים, כביש 6 וכבישי אגרה, חניה, קנסות ותיקונים, שיוך לרכב ולנהג לפי רישוי ותאריך, זיהוי חריגות תדלוק וחישוב צריכה לכל רכב ונהג.
טופס תאונה דיגיטלי מהשטח עם צילומים, צד ג', תביעה ותיקון, ודוחות תנועה שמשויכים אוטומטית לנהג שהיה ברכב ונשלחים לחתימת הסבה מהסמארטפון, עם מעקב עד להעברה.
דיווח תקלה מהאפליקציה עם תמונה, קריאה עם עדיפות, מוסך וסטטוס, סימון רכב כמושבת עם ימים ועלות, שיוך רכב חלופי, ודוח רכבים שחוזרים למוסך שוב ושוב.
מד אוץ שמתעדכן מקבצי דלק, מהנהג או מהאיתורן, קילומטראז' חודשי לכל רכב, זיהוי רכבים עומדים ועמוסים, ניצולת הצי כולו וחיבור למערכות איתור לקבלת נתונים אוטומטית.
כל ההוצאות (ליסינג או פחת, דלק, טיפולים, תיקונים, ביטוח, רישוי, כביש 6, דוחות, השבתות) בדוח אחד: עלות כוללת לרכב, לק"מ, לנהג ולמחלקה, השוואת דגמים ושווי שימוש.
המערכת שומרת את הנתונים, הפעולות וההרשאות מסונכרנים כך שהצוות לא צריך לחכות לעדכון ידני או לחזור למשרד כדי להשלים פעולה.
המטרה היא לא עוד טבלה, אלא צי שמנוהל לפי נתונים: כל רכב עם תיק מלא, כל נהג עם אחריות ברורה, כל מועד תפוגה עם התראה מראש, וכל שקל שיוצא על רכב מתועד ומנותח.
אפס פספוסים של טסט, ביטוח, רישוי וטיפול
צמצום השבתות לא מתוכננות ותיקונים יקרים
עלות אמיתית לכל רכב, נהג ומחלקה
שיפור ניצולת הצי וזיהוי רכבים מיותרים
דוחות תנועה מגיעים לנהג הנכון בלי בירורים
תיעוד מלא לכל רכב: תאונות, טיפולים, נהגים והיסטוריה
החלטות החלפה, רכש וליסינג על בסיס נתונים
קצין הבטיחות עומד בדרישות החוק עם תיעוד מסודר
דוחות, KPI והתראות עוזרים לראות חריגות, מגמות ועומסים בזמן אמת — בלי לבנות דוחות ידניים בכל פעם מחדש.
תוכנה לניהול צי רכב (מערכת ניהול ציי רכב, Fleet Management) היא המערכת שמרכזת את כל מה שקשור לכלי הרכב של הארגון: תיק רכב ותיק נהג, טיפולים ותחזוקה, טסטים, רישוי וביטוחים, דלק וכביש 6, תאונות ודוחות תנועה, תקלות והשבתות, קילומטראז' ועלויות. בעמוד הזה נסביר מה מערכת לניהול צי רכב צריכה לכלול, למי היא מתאימה, איך בוחרים נכון, ומה ההבדל בין ניהול צי באקסל לבין מערכת שמתריעה לפני שהבעיה קורית. המדריך מתאים לקצין רכב בארגון עם 15 רכבים, לקצין בטיחות בתעבורה שאחראי על מאות, ולחברת הובלה, הסעה או השכרה שהצי הוא העסק שלה.
לכל ארגון שמחזיק יותר מכמה רכבים: חברות עם רכבים צמודים לעובדים, חברות שירות וטכנאים עם רכבי שטח, חברות הובלה, הפצה והסעות עם משאיות, מיניבוסים ואוטובוסים, רשויות מקומיות, מועצות וקיבוצים, מוסדות וחברות ממשלתיות, חברות השכרה וליסינג, ואגודות עם ציוד הנדסי. המכנה המשותף: קצין רכב או קצין בטיחות בתעבורה שצריך לדעת בכל רגע איזה רכב כשיר, מי נוהג בו, מתי הטיפול הבא ומה הוא עולה, ומנהל כספים שרוצה לדעת למה הצי עולה כל כך הרבה. ניהול צי רכב באקסל עובד עד 10 רכבים. מעבר לזה, משהו תמיד נופל.
לכל רכב תיק אחד עם כל הפרטים: מספר רישוי, יצרן ודגם, שנת ייצור, סוג בעלות (בעלות, ליסינג תפעולי או מימוני), שיוך למחלקה, לסניף ולחברה בקבוצה, נהג נוכחי והיסטוריית נהגים, מד אוץ עדכני, רישיון רכב, ביטוח חובה ומקיף, טסט, טכוגרף, בדיקות בלמים ובדיקות חורף, טיפולים, תאונות, דוחות, ציוד ברכב (דלקן, איתורן, מצלמה) ומסמכים סרוקים. ניהול כמה חברות במקביל עם הפרדת נתונים והרשאות לכל אחת, בקבוצה או במשרד שמנהל ציים עבור לקוחות.
לכל נהג תיק עם רישיון נהיגה ודרגות, תוקף, הגבלות, אישור רפואי, הדרכות ורענוני בטיחות, היסטוריית רכבים, תאונות ודוחות. שיוך רכב לנהג (צמוד, לפי משמרת או לפי נסיעה) מאפשר לדעת מי נהג באיזה רכב בכל רגע, וזה מה שהופך דוח תנועה שהגיע לחברה להסבה אוטומטית לנהג הנכון. הנהג מקבל לסמארטפון טפסים לחתימה דיגיטלית: קבלת רכב והחזרתו עם צילומים, טופס תאונה, הסבת דוח, עדכון מד אוץ ואישור הדרכה, בלי נייר ובלי להגיע למשרד.
תוכנית הטיפולים מוגדרת לפי יצרן ודגם (כל 15,000 או 30,000 ק"מ, או כל שנה) ומופעלת לפי מד האוץ בפועל, שמתעדכן מקבצי הדלק, מהנהג באפליקציה או מהאיתורן. המערכת מתריעה לפני הטיפול, פותחת הזמנת עבודה למוסך או לספק, מתעדת מה בוצע ובכמה, ושומרת את ההיסטוריה המלאה בתיק הרכב. כך לא דוחים טיפול 30,000 עד שהמנוע נתקע, ורואים אילו רכבים עולים יותר מדי בתחזוקה.
רישיון רכב, טסט, ביטוח חובה ומקיף, טכוגרף, בדיקת בלמים, בדיקת חורף, היתרים מיוחדים, רישיון נהיגה של הנהג ואישורים רפואיים: לכל אחד מועד תפוגה והתראה מראש (30, 14 ו-7 ימים), במסך, במייל וב-SMS לקצין הרכב ולנהג. לוח בקרה מציג מה פג, מה עומד לפוג ומה טופל. זה הפיצ'ר שחוסך לארגון את הקנס, את הרכב המושבת ואת האחריות המשפטית של קצין הבטיחות.
קבצי הדלק מחברות הדלק והדלקנים, חיובי כביש 6 וכבישי אגרה, חניה, קנסות ותיקונים נטענים למערכת ומשויכים אוטומטית לרכב ולנהג לפי מספר רישוי ותאריך. המערכת מזהה חריגות (תדלוק מעל קיבולת המיכל, צריכה חריגה לק"מ, תדלוק בשעות לא סבירות), מחשבת צריכת דלק אמיתית לכל רכב ונהג, ומרכזת את כל ההוצאות לדוח עלות אחד.
כל תאונה מתועדת עם טופס תאונה דיגיטלי שהנהג ממלא מהשטח עם צילומים, פרטי צד ג', תביעה לביטוח, תיקון ועלות. דוחות תנועה שמגיעים לחברה משויכים לנהג שהיה ברכב באותו תאריך, נשלחים אליו לחתימה על הסבה דיגיטלית, והמערכת עוקבת עד שהדוח הועבר. כך הארגון לא משלם דוחות של נהגים, ולא מפספס מועדי הסבה.
תקלה שהנהג מדווח מהאפליקציה נפתחת כקריאה עם עדיפות, אחראי, מוסך או ספק, סטטוס ועלות. הרכב מסומן כמושבת, המערכת מציגה כמה ימים הוא לא זמין וכמה זה עלה, ומאפשרת לשייך רכב חלופי לנהג. דוח השבתות מראה אילו רכבים חוזרים למוסך שוב ושוב, ומתי זול יותר להחליף אותם.
מד האוץ מתעדכן באופן שוטף, ומאפשר לראות כמה כל רכב נוסע בחודש, אילו רכבים עומדים ואילו עמוסים, ומה הניצולת של הצי כולו. בחיבור למערכת איתור (איתורן, פוינטר ואחרים) מתקבלים מיקום, קילומטראז' והתנהגות נהיגה אוטומטית, בלי הקלדה. ניתוח הניצולת הוא הבסיס להחלטה כמה רכבים הארגון באמת צריך.
כמה עולה להחזיק רכב מסוים? המערכת מחברת את כל ההוצאות (ליסינג או פחת, דלק, טיפולים, תיקונים, ביטוח, רישוי, כביש 6, דוחות, השבתות) ומחשבת עלות כוללת לרכב, עלות לק"מ, עלות לנהג ולמחלקה, והשוואה בין דגמים, שנתונים וסוגי בעלות. דוחות שווי שימוש לחשבות השכר, דוח מצבת רכב, דוח טיפולים צפויים ודוח תוקפים מופקים בלחיצה, ללא אקסל.
הנהג מעדכן מד אוץ, מדווח תקלה עם תמונה, חותם על קבלת רכב, תאונה או הסבת דוח, ומקבל התראות על טסט או טיפול, הכול מהטלפון. קצין הרכב רואה את לוח הבקרה, מאשר הזמנות עבודה ומטפל בהתראות מכל מקום. המערכת עובדת בענן, בעברית מלאה, ממחשב, טאבלט וטלפון.
ארגון שמפעיל צי בהיקף שמחייב קצין בטיחות בתעבורה נדרש לתעד הדרכות נהגים, בדיקות רכב תקופתיות, כשירות נהגים ותאונות, ולהציג את התיעוד בביקורת. המערכת שומרת את כל זה במקום אחד, עם תאריכים, חתימות ומסמכים, ומפיקה את דוחות הבקרה שהרגולציה דורשת, כך שקצין הבטיחות עובד עם המערכת ולא מולה.
כמה שאלות שכדאי לבדוק: האם המערכת בענן ונגישה מהטלפון של הנהג ולא רק מהמחשב של קצין הרכב? האם היא קולטת קבצי דלק וכביש 6 אוטומטית? האם יש התראות תוקף במייל וב-SMS? האם הנהג יכול לחתום מרחוק על הסבת דוח וטופס תאונה? האם אפשר לנהל כמה חברות עם הפרדת הרשאות? האם יש חיבור לאיתורן ולמערכות השכר וההנהלת חשבונות? האם ניתן לייבא את מצבת הרכב והנהגים מאקסל? ואיך נראית התמיכה בעברית? מערכות ותיקות רבות בתחום נבנו לעבודה על מחשב במשרד; מערכת מודרנית צריכה לעבוד איפה שהרכב והנהג נמצאים.
העלות נקבעת לפי מספר הרכבים, מספר המשתמשים והמודולים (אפליקציית נהג, קליטת קבצי דלק, חיבור איתורן, ריבוי חברות), במנוי חודשי ללא שרתים או התקנות. לרוב הארגונים דוח תנועה אחד שהוסב בזמן, טיפול אחד שלא נדחה או רכב אחד שהתברר כמיותר מכסה את עלות המערכת לשנה. אפיון קצר מאפשר לקבל הצעת מחיר מדויקת לצי שלכם.
ההטמעה כוללת ייבוא מצבת הרכב והנהגים מאקסל או ממערכת קודמת, הגדרת תוכניות טיפולים והתראות, חיבור קבצי דלק וכביש 6, התקנת האפליקציה אצל הנהגים והדרכה לקצין הרכב. בדרך כלל הצי מנוהל במערכת תוך ימים. בהתאם לצורך מחברים איתורן, שכר, הנהלת חשבונות ומערכות ארגוניות דרך API.
התשובות המרכזיות לפני שמתחילים תהליך הטמעה.
מערכת איתור יודעת איפה הרכב ואיך נוהגים בו. תוכנה לניהול צי רכב מנהלת את כל מחזור החיים של הרכב והנהג: תיק רכב, טיפולים, טסטים, ביטוחים, דלק, תאונות, דוחות ועלויות. השתיים משלימות: המערכת מתחברת לאיתורן ומקבלת ממנו קילומטראז' ומיקום אוטומטית.
כן. קבצי הדלק והדלקנים, חיובי כביש 6 וכבישי אגרה, חניה וקנסות נטענים למערכת ומשויכים אוטומטית לרכב ולנהג לפי מספר רישוי ותאריך. המערכת מזהה חריגות תדלוק ומחשבת צריכה אמיתית לכל רכב ונהג.
דוח שמגיע לחברה משויך אוטומטית לנהג שהיה ברכב באותו תאריך לפי שיוך הרכבים, נשלח אליו לחתימה דיגיטלית על הסבה מהסמארטפון, והמערכת עוקבת עד שההסבה הועברה. כך הארגון לא משלם דוחות של נהגים ולא מפספס מועדים.
כן. המערכת מתעדת הדרכות, רענונים, בדיקות רכב, כשירות נהגים ותאונות ומפיקה את דוחות הבקרה שהרגולציה דורשת. ניתן לנהל כמה חברות או סניפים במקביל עם הפרדת נתונים והרשאות, בקבוצה או במשרד שמנהל ציים עבור לקוחות.
המחיר נקבע במנוי חודשי לפי מספר הרכבים, המשתמשים והמודולים, ללא שרתים או התקנות. ההטמעה כוללת ייבוא מצבת הרכב והנהגים מאקסל, הגדרת טיפולים והתראות, חיבור קבצי דלק והדרכה, ובדרך כלל הצי מנוהל במערכת תוך ימים.
נמפה את הצורך, נציג את התהליך המתאים ונבנה מסלול הטמעה ברור לעסק שלכם.
